Hoe organiseer je een wintersport groepsreis?

Evenementen

Elk wintersportseizoen gaan miljoenen Nederlanders de bergen in voor een actieve vakantie. Naast familie gaan er ook veel groepen van vrienden, werk, teamgenoten et cetera. Maar waar moet je aan denken zodra de groep groter wordt dan bijvoorbeeld 20 mensen? Elk jaar organiseren de HBO opleidingen ALO (Academie voor Lichamelijke Opvoeding) en SM&O (Sport, Management & Ondernemen) in januari een 10-daagse wintersportreis naar Saalbach- Hinterglemm in Salzburger Land, Oostenrijk voor ongeveer 250 deelnemers. 

 

Bij de organisatie van dergelijke groepsreizen moet aan veel punten worden gedacht. Als eerste is het verstandig om niet alles alleen te willen organiseren maar een organisatieteam samen te stellen. Hierdoor wordt het werk verdeeld en dus de belasting per  persoon minder. Het belangrijkste van een groepsreis zijn de deelnemers, zonder hen geen groep om mee op wintersport te gaan. Om deelnemers te werven hebben wij op locatie (Hogeschool van Amsterdam) gepromoot omdat het een besloten groep van opleidingsstudenten betreft.

De deelnemers kregen een 6 daagse skipas waar zij iedere ochtend les kregen van gecertificeerde medestudenten ingedeeld op niveau en weken ervaring. ’s Middags lieten wij de deelnemers vrij om te bepalen of zij nog afdalingen namen of de aprés ski in gingen, dat hoort er ook bij. Of er les nodig is voor de deelnemers is te bepalen aan de hand van hun ervaringen. Zijn er een aantal deelnemers die met deze reis voor het eerst kennis maken met wintersport, dan zijn ski- en/of snowboard leraren noodzakelijk voor ieders veiligheid.

Tijdens de wintersportweek verzorgden wij een aantal activiteiten voor de deelnemers, zoals rodelen, spelletjesavond, quiz, fakkeltocht en een eindfeest met een thema. Deze activiteiten zorgen voor variatie op wintersport en vermaak, maar hier moeten uiteraard wel voorbereidingen voor worden getroffen. Bij een grotere groep kan het een hoop geregel en uiteenlopende ideeën opleveren. Hak als organisatie zijnde altijd zelf de knoop door bij dergelijke beslissingen. Om het overzichtelijk te houden is het raadzaam om een draaiboek op te stellen met kolommen als tijd, wie, waar, wat en opmerkingen voor iedere dag en dit genoeg te communiceren naar de deelnemers.

Rekening houdend met vervoer moeten deelnemers bij inschrijven duidelijk aangegeven of zij over eigen materiaal beschikken of dat dit ter plekke moet worden gehuurd. Bij grotere groepen kan er wat met de prijs worden geregeld bij plaatselijke verhuurders. De keuze bij het vervoersmiddel is afhankelijk van de groepsomvang. Een (luxe) touringcar die vol is kan voordeliger zijn dan ieder met eigen vervoer.

Het voordeel van een ruime afname met een grote groep zoals bij het vervoer en de materiaalhuur kan ook eventueel opgaan voor de slaapplaatsen. Waar de overnachtingen plaatsvinden heeft ook invloed op de prijs. Met een grotere groep is een huisje afhuren voordeliger dan een hotel of in appartementen. Met circa 250 studenten hebben wij al jaren dezelfde locatie net buiten het bekende skigebied Saalbach Hinterglemm Leogang. Het grootste voordeel naast het slapen op deze locatie is dat er iedere dag ontbijt en avondeten als buffet wordt voorgeschoteld. De hele groep moet immers ook genoeg eten tijdens de wintersport.

Maak verder duidelijke afspraken over tijden van de lessen en de maaltijden en gedragscodes van wat wel en niet kan over bijvoorbeeld de veiligheid. Als het goed is hebben de leraren wel een EHBO tas bij zich, maar ga als groep met beginners niet het avontuur op zoeken buiten de pistes.

Als grote groep heb je nog een voordeel. Organisaties zijn sneller geneigd iets voor jullie reis te betekenen als er meer mensen worden aangesproken, wat kan zorgen voor een vergroting van de merkbekendheid of door originele tegenprestaties te bieden. Zoals wij de sponsoren nu iets extra als bedankje kunnen bieden door hun te benoemen in dit artikel.

De sponsoren die ons geholpen hebben om deze editie van de winterportreis met ALO en SM&O tot een groot succes te maken zijn: Snowsports Academy, Protest, Barts, Sinner, Soulonline.nl, Adidas, Reebok, Miezelmoe snowsports, Indoorski Veenendaal, Respect the Mountains, Surflife.nl, Poederbaas en Ripstar.

Het is altijd leuk om extra’s te regelen om de vakantie nog gedenkwaardiger te maken. Zo gaven wij bij vertrek alle deelnemers een gesponsorde goodiebag met onder andere magazines, Mentos stickers, interessante folders, kortingscodes et cetera en ook truien. Die truien waren voorzien met een zelf ontworpen logo van deze wintersportreis. Verder hebben wij een thema gebruikt dat de hele reis terug kwam in verschillende onderdelen zoals de activiteiten.

Ons thema was: “Pré Olympics”, Olympisch voorspel, want een week later begonnen de echte Olympische winterspelen in Sotsji. Bij de activiteiten konden de deelnemers een siliconen armbandje krijgen in de kleuren en werd de fakkeltocht de reis van de Olympische vlam.

Kortom, er zijn eindeloze mogelijkheden om een gedenkwaardige groepsreis te verwezenlijken waar het (aprés-)skiën en snowboarden centraal zullen staan en plezier altijd voorop, maar ook moet er bij grote groepsreizen in ieder geval gedacht worden aan het samenstellen van een organisatie commissie, het werven en laten inschrijven van de deelnemers, (huur)materiaal, skipassen, eventuele lessen en activiteiten, het vervoer, de accommodatie waar iedereen verblijft, de maaltijden, afspraken en eventuele sponsors!

Veel succes en plezier!